Acuerdo de encargo del tratamiento.

Este acuerdo regula el tratamiento de datos personales cuando una academia, centro o profesor contrata AulaWise para gestionar datos de sus alumnos. Se incorpora a las condiciones del uso institucional de AulaWise desde el momento en que el cliente activa o utiliza el servicio con esa finalidad.

El cliente es el responsable del tratamiento: decide por qué y cómo introduce datos de sus alumnos. Àlex Pedrol i González, autónomo titular de AulaWise (NIF 46762843W), actúa como encargado del tratamiento únicamente para prestar el servicio contratado.

AulaWise trata los datos durante la vigencia del servicio y únicamente siguiendo las instrucciones documentadas del cliente: alojarlos, mostrarlos en el dashboard, calcular estadísticas, preparar informes y mantener la seguridad y disponibilidad técnica de la aplicación.

AulaWise no vende datos de alumnos, no los utiliza para publicidad y no los usa para entrenar modelos propios. Si una instrucción vulnera la normativa aplicable, AulaWise informará al cliente antes de tratar los datos, salvo que una obligación legal lo impida.

Las personas afectadas pueden ser profesores, alumnos y, si el cliente los incorpora, datos de contacto de familias o tutores. Las categorías de datos pueden incluir nombre, apellidos, email opcional, clase, resultados, asistencia, objetivos, informes, observaciones docentes y metadatos técnicos de cuenta.

El cliente solo debe introducir los datos necesarios para el seguimiento académico. No debe usar AulaWise para tratar datos de salud, diagnósticos, información disciplinaria, situaciones familiares u otras categorías especialmente sensibles si no es estrictamente necesario y no dispone de una base jurídica adecuada.

AulaWise limita el acceso a los datos a las personas o sistemas que lo necesitan para prestar el servicio, sujetos a deberes de confidencialidad. Utiliza autenticación, controles de acceso, cifrado en tránsito y proveedores de infraestructura con medidas de seguridad adecuadas al servicio.

El cliente debe proteger las credenciales de sus usuarios, asignar accesos solo a personas autorizadas y comunicar sin demora cualquier uso no autorizado que detecte.

El cliente autoriza el uso de los subencargados necesarios para prestar AulaWise: Clerk para autenticación, Supabase para base de datos, Vercel para alojamiento de la aplicación, Resend para emails del servicio y OpenAI exclusivamente cuando un profesor activa expresamente la generación de una valoración con IA.

AulaWise impondrá a los subencargados obligaciones de protección de datos adecuadas a su función. Si es necesario incorporar un subencargado que afecte materialmente a los datos de alumnos, AulaWise actualizará esta lista y lo comunicará al cliente con antelación razonable, salvo una necesidad urgente de seguridad o continuidad del servicio.

La generación de informes con IA es opcional y solo se activa a petición del profesor. Para crear el borrador, AulaWise envía a OpenAI el nombre visible del alumno y los datos académicos estrictamente necesarios, como resultados, asistencia, tendencias y partes a reforzar; no envía el email del alumno ni las notas internas del profesor.

La IA no decide automáticamente el aprobado, el paso de nivel ni el acceso a cursos. El profesor debe revisar y validar el texto antes de compartirlo y continúa siendo responsable del criterio docente y del uso del informe.

AulaWise ayudará al cliente, teniendo en cuenta la naturaleza del tratamiento, a responder solicitudes de acceso, rectificación, supresión u otros derechos de los afectados. Si AulaWise recibe una solicitud directamente, la remitirá al cliente cuando corresponda.

Si AulaWise detecta una violación de seguridad de datos personales que afecte a datos del cliente, se lo notificará sin dilación indebida y compartirá la información disponible para que el cliente pueda valorar sus obligaciones de notificación. A petición razonable, AulaWise facilitará la información necesaria para demostrar el cumplimiento de este acuerdo.

Algunos proveedores pueden tratar datos fuera del Espacio Económico Europeo. En esos casos, AulaWise y sus proveedores aplicarán las garantías exigibles, como cláusulas contractuales tipo, decisiones de adecuación u otros mecanismos reconocidos por la normativa aplicable.

El cliente puede solicitar información actualizada sobre los proveedores que intervienen en el tratamiento escribiendo a hello@aulawise.com.

Al terminar el servicio, el cliente puede solicitar la exportación de sus datos antes de cerrar la cuenta. Después, AulaWise eliminará o devolverá los datos personales conforme a las instrucciones del cliente, salvo que la normativa obligue a conservar una parte durante más tiempo.

Las copias técnicas pueden persistir durante un periodo limitado hasta su sustitución o eliminación segura conforme a los ciclos de seguridad de los proveedores.

Para cuestiones sobre este acuerdo o para solicitar la documentación necesaria para un centro, escribe a hello@aulawise.com.

Este texto establece las condiciones generales de tratamiento de AulaWise. En una relación institucional concreta, el cliente puede necesitar completar sus datos identificativos y condiciones comerciales específicas.